Πρότυπο retrospective sprint για ομάδες μηχανικών
Γιατί τα περισσότερα retro δεν παράγουν καμία αλλαγή
Τα retrospective sprint έχουν ένα δομικό πρόβλημα που τα πρότυπα δεν διορθώνουν: οι ομάδες παράγουν ιδέες βελτίωσης αλλά δεν τις επισκοπούν. Το retro παράγει πέντε ενέργειες. Το επόμενο retro ανοίγει με λευκό χαρτί. Τα ίδια προβλήματα αναδύονται ξανά.
Το παρακάτω πρότυπο ενσωματώνει την επισκόπηση στο άνοιγμα, ώστε να μην μπορεί να παραλειφθεί. Αυτή η μία και μόνη αλλαγή κάνει περισσότερα για την αποτελεσματικότητα του retro από οποιαδήποτε προσαρμογή μορφής.
Η ατζέντα (αντιγράψτε την)
Διάρκεια: 60 λεπτά για ένα sprint 2 εβδομάδων· 45 λεπτά για ένα sprint 1 εβδομάδας
Μορφή: Συντονισμένη, με έναν κοινόχρηστο ασύγχρονο πίνακα (Miro, FigJam, Notion — της επιλογής σας)
Ενότητα 1 — Επισκόπηση ενεργειών (10 λεπτά)
- Διαβάστε τις ενέργειες του προηγούμενου sprint μία προς μία
- Σημειώστε κάθε μία: Ολοκληρώθηκε / Σε εξέλιξη / Απορρίφθηκε (σύντομος λόγος για τις απορρίψεις)
- Μεταφέρετε παρακάτω όσα στοιχεία δεν ολοκληρώθηκαν· μην τα ξανασυζητάτε τώρα
Ενότητα 2 — Στιγμιότυπο δεδομένων (5 λεπτά)
- Ταχύτητα sprint έναντι στόχου
- Μη προγραμματισμένη δουλειά που ξεπέρασε τη μία ημέρα
- Συμβάντα ή περιστατικά εφημερίας
- Αλλαγές εύρους στα μισά του sprint
- Βάλτε τα δεδομένα στην οθόνη χωρίς συζήτηση ακόμη
Ενότητα 3 — Τι πήγε καλά (10 λεπτά)
- Η ομάδα προσθέτει στοιχεία ασύγχρονα πριν τη σύσκεψη ή στα πρώτα 3 λεπτά
- Συζητήστε τα κορυφαία 2-3· προσπεράστε στοιχεία με προφανή συμφωνία
- Μη σπαταλάτε χρόνο σε πράγματα που δεν είναι αξιοποιήσιμα
Ενότητα 4 — Τι να βελτιώσουμε (15 λεπτά)
- Ίδια μορφή: ασύγχρονη εισαγωγή, συζητήστε τα στοιχεία με το ισχυρότερο σήμα
- Για κάθε στοιχείο: μεμονωμένο περιστατικό ή επαναλαμβανόμενο μοτίβο; Μόνο τα μοτίβα γίνονται ενέργειες
- Η δουλειά του συντονιστή είναι να μετατρέψει το «αυτό ήταν απογοητευτικό» σε κάτι συγκεκριμένο και αλλάξιμο
Ενότητα 5 — Ενέργειες (15 λεπτά)
- Κάθε στοιχείο πρέπει να έχει: περιγραφή, έναν υπεύθυνο (όχι «την ομάδα»), ημερομηνία παράδοσης
- Στοχεύστε σε 2-3 στοιχεία το πολύ· περισσότερα από αυτά αραιώνουν τη λογοδοσία
- Μεταφέρετε παρακάτω όσα στοιχεία δεν ολοκληρώθηκαν από την Ενότητα 1
Κλείσιμο (5 λεπτά)
- Γρήγορο +/-/δέλτα για το ίδιο το retro
- Επιβεβαιώστε ότι η σύνοψη βγαίνει πριν το τέλος της ημέρας
Τι χάνουν οι δημοφιλείς μορφές retro
Το Start/Stop/Continue και το Τι πήγε καλά/Τι να βελτιώσουμε/Ενέργειες είναι και τα δύο έγκυρες μορφές. Το πρόβλημα δεν είναι η μορφή — είναι ότι τα πρότυπα σπάνια κωδικοποιούν το βήμα της επισκόπησης στην αρχή. Αυτό το βήμα είναι το μόνο πράγμα που δημιουργεί συνέχεια λογοδοσίας από το ένα retro στο επόμενο. Χωρίς αυτό, το retro είναι μια μηχανή συναισθημάτων, όχι μια μηχανή αλλαγής.
Τα πρότυπα επίσης δεν αντιμετωπίζουν την πειθαρχία των χρονικών ορίων. Το «τι να βελτιώσουμε» τραβά σε μάκρος σχεδόν πάντοτε επειδή είναι πιο συναισθηματικά συναρπαστικό από το «τι πήγε καλά». Χωρίς αυστηρά όρια, ένα retro 60 λεπτών γίνεται 90 λεπτά συζήτησης και 5 λεπτά βιαστικών ενεργειών στο τέλος. Οι ενέργειες είναι το μόνο μέρος που αλλάζει κάτι.
Το τρίτο κενό: οι ενέργειες γράφονται ως αόριστες οδηγίες. Το «Να βελτιωθεί η επικοινωνία frontend-backend» δεν είναι ενέργεια. Το «Η Σάρα θα προγραμματίσει έναν εβδομαδιαίο συντονισμό 30 λεπτών ανάμεσα στους επικεφαλής frontend και backend, ξεκινώντας από την επόμενη Δευτέρα» είναι. Ο υπεύθυνος και η ημερομηνία έναρξης πρέπει να ονομαστούν μέσα στην αίθουσα — αργότερα, τα συγκεκριμένα ξεθωριάζουν.
Το σωρευτικό κόστος αυτών των μοτίβων εμφανίζεται εβδομάδες αργότερα ως πλαίσιο που δεν καταγράφηκε ποτέ και αποφάσεις που ξανασυζητιούνται. Ο φόρος των συσκέψεων καλύπτει το πώς φαίνεται αυτό ποσοτικά σε διάστημα ενός τριμήνου.
Γιατί οι συνόψεις retro είναι δυσκολότερες στη συγγραφή από τις σημειώσεις standup
Οι συνόψεις των standup είναι σύντομες. Οι συνόψεις σχεδιασμού sprint είναι δομημένες. Οι συνόψεις retrospective είναι δύσκολες επειδή το περιεχόμενο είναι ακατάστατο — αυτοκόλλητα σημειώματα, συζήτηση που πηδά μεταξύ ενοτήτων, ένα μείγμα συναισθήματος και δεδομένων. Όποιος γράφει τη σύνοψη πρέπει να ανασυνθέσει ένα συνεκτικό νήμα από μια σύσκεψη που κινήθηκε προς πολλές κατευθύνσεις ταυτόχρονα.
Το Pavleur το χειρίζεται καλά ακριβώς εξαιτίας αυτής της ακαταστασίας. Καταγράφει ό,τι ειπώθηκε στη σύσκεψη και ό,τι υπάρχει στην οθόνη — τον κοινόχρηστο πίνακα, το γράφημα ταχύτητας από την Ενότητα 2, το εισιτήριο συμβάντος που κάποιος ανέφερε στην Ενότητα 4. Η αναφορά μετά τη σύσκεψη είναι δομημένη, με ενέργειες εξαγμένες από αυτά που πραγματικά αποφασίστηκαν μέσα στην αίθουσα (με υπευθύνους και ημερομηνίες, όπως ονομάστηκαν). Καμία ανασύνθεση δεν χρειάζεται, κανένας καθαρισμός μετά την κλήση.
Τα εργαλεία απομαγνητοφώνησης μόνο ήχου καταγράφουν τις λέξεις αλλά όχι το οπτικό πλαίσιο. Σε ένα retro, το οπτικό είναι συχνά το πιο σημαντικό μέρος — ο πίνακας με τα αυτοκόλλητα σημειώματα, το γράφημα που ανέδειξε ένα μοτίβο, το εισιτήριο που αγκύρωσε μια συζήτηση. Αυτό το πλαίσιο δεν υπάρχει σε μια σύνοψη μόνο ήχου. Για μια άμεση σύγκριση εργαλείων: Pavleur vs. εναλλακτικές.
Συχνά μοτίβα αποτυχίας των retro
Η ίδια ενέργεια εμφανίζεται σε τρία διαδοχικά retro. Η Ενότητα 1 είναι αδιαπραγμάτευτη. Αν ένα στοιχείο συνεχώς δεν ολοκληρώνεται, είτε απορρίψτε το με δηλωμένο λόγο είτε κλιμακώστε το — μην το μεταφέρετε παρακάτω επ' αόριστον.
Η συζήτηση μετατρέπεται σε ξέσπασμα χωρίς επίλυση. Η δουλειά του συντονιστή στην Ενότητα 4 είναι να μεταφράσει το «αυτή η διαδικασία είναι χαλασμένη» σε ένα συγκεκριμένο, αλλάξιμο πράγμα. Αν δεν μπορεί να γίνει συγκεκριμένο σε 30 δευτερόλεπτα, πάει στον χώρο στάθμευσης.
Κανείς δεν προσθέτει στοιχεία ασύγχρονα πριν τη σύσκεψη. Στείλτε τον πίνακα 24 ώρες νωρίτερα. Σπείρετέ τον με 2-3 στοιχεία για να σπάσετε το πρόβλημα του λευκού καμβά. Οι συσκέψεις κυλούν καλύτερα όταν όλοι φτάνουν έχοντας κάτι γραμμένο.