Projekti avakoosoleku päevakava insenerimeeskondadele

Küsimus, mille avakoosolekud vahele jätavad

Hästi kulgev projekti avakoosolek jätab meeskonna kooskõlastatuna selles, mida ehitada, kes mida teeb ja millal asjad tähtajaks valmivad. See kooskõla püsib tavaliselt umbes kolm nädalat. Siis ulatus valgub laiali, mõni sidusrühm muudab meelt mingi keskse eelduse osas, sõltuvus libiseb ja meeskond avastab, et nad ei leppinud kunagi kokku, kes teeb otsuse, kui kaks mõistlikku inimest ei nõustu.

Küsimus, mille enamik avakoosoleku päevakavasid vahele jätab, on: kuidas see meeskond otsuseid teeb, kui midagi viltu läheb? Mitte projektiplaan — otsustamisraamistik. Kes vastutab ulatuse eest, kui mõni funktsioon tuleb välja lõigata? Mida meeskond teeb, kui tehniline piirang muudab tootenõude kehtetuks? Millisel sidusrühmal on viimane sõna, kui kaks osakonda tahavad erinevaid asju?

Neile küsimustele on avakoosolekul lihtne vastata, sest miski pole veel kaalul. Neile on palju raskem vastata projekti keskel, kui igaühel on positsioon. Allolev mall broneerib nende jaoks aega, enne kui raske osa algab.

Päevakava (kopeeri ja kleebi see)

Kestus: 60–90 minutit sõltuvalt projekti keerukusest
Vorm: modereeritud; kõik võtmesidusrühmad ja panustajad kohal või enne algust asünkroonselt üle vaadanud

1. osa — projekti eesmärk ja ulatus (20 min)

Sõnasta eesmärk ühe lausega: milline näeb välja edu tulemus, võimalusel mõõdetavalt
Ulatuses: mida projekt tarnib, konkreetselt nimetatud
Ulatusest väljas: mida see projekt selgesõnaliselt ei tee — loetle vähemalt kolm asja
Edukriteeriumid: kuidas meeskond teab, et projekt on valmis?
Selle osa eest vastutab EM või PM; insenerid vaidlevad vastu, kui väljaöeldud ulatus ei vasta teostatavusele

2. osa — rollid ja vastutus (15 min)

Nimeta iga töövoo jaoks üks vastutaja — mitte meeskond, vaid inimene
Kes teeb viimase otsuse: tooteulatus, tehniline arhitektuur, väline suhtlus?
Kes on iga suurema otsusetüübi puhul teavitatav vs. konsulteeritav vs. otsustaja?
Nimeta projektijuht, kes vastutab, kui muidu miski selge pole

3. osa — piirangud ja riskid (15 min)

Kõvad piirangud: tähtaeg, eelarve, vastavus, sõltuvused teistest meeskondadest
Teadaolevad riskid: millised on kolm peamist asja, mis võiksid selle projekti rööpast välja viia?
Iga riski puhul: tõenäosus, mõju ja maandamise vastutaja
Mis paneks projekti tühistama või oluliselt kokku tõmbama? Nimeta see nüüd

4. osa — suhtlusplaan (10 min)

Kui tihti meeskond sünkroonib? Millises vormis?
Kes saab staatusevärskenduse ja kuidas? Ära eelda, et sidusrühmad tahavad sama kanalit
Kus asub projekti dokumentatsioon?
Milline on eskaleerimistee, kui midagi projekti blokeerib?

5. osa — lahtised küsimused (15 min)

Loetle iga küsimus, millele meeskond täna vastata ei oska
Iga puhul: määra vastutaja ja kuupäev, milleks vastust vaja on
Kuupäeva ja vastutajata küsimused on poole peal endiselt lahtised

6. osa — järgmised sammud (10 min)

Kolm asja, mis peavad juhtuma järgmise viie tööpäeva jooksul, et päris töö saaks alata
Igal järgmisel sammul on üks vastutaja
Kinnita, kuidas avakoosoleku kokkuvõte levitatakse ja kellele

Mida populaarsed avakoosoleku mallid valesti teevad

Enamik avakoosoleku malle on põhjalik projektiplaani osas ja kesised selles, mis juhtub, kui plaan ei pea. Nad toodavad puhta ulatusdokumendi ja RACI-maatriksi, mis on kasulik. Nad ei tooda ühist vastust küsimusele „mida me teeme, kui andmebaasi müüja kolmekordistab poole projekti pealt hinnad?" või „mis lõigatakse välja, kui jõuame kõva tähtajani 80% valmis funktsionaalsusega?".

Ulatusest väljajätmise puudumine on teine järjekindel lünk. Ulatuses oleva sõnastamine on lihtne. Selle sõnastamine, mis on selgesõnaliselt väljas — kolme või nelja konkreetse asja loetlemine, mida projekt ei tee — sunnib peale sama vestluse sidusrühmade ootuste kohta, kuid teisest suunast. Sidusrühmad, kes kavatsesid eeldada mobiiliklienti sisalduvat, saavad selle teada avakoosolekul, mitte kuuendal nädalal.

Kolmas lünk on lahtiste küsimuste osa. Meeskonnad ei taha avakoosolekul esile tuua seda, mida nad ei tea, sest see tundub ettevalmistamatuse tunnistamisena. Kuid teadmata vastustest saavad projekti keskel takistused ja projekti keskel takistused on kallid. Mida varem sa küsimuse olemasolust tead, seda varem saab keegi vastuse eest vastutama hakata.

Selle kohta, kuidas need lüngad kuhjuvad mitmekuulise projekti jooksul üldkuludeks: Koosolekumaks.

Miks tasub avakoosoleku märkmed õigesti teha

Avakoosoleku dokument on iga projekti kõige sagedamini viidatud artefakt. Seda kontrollitakse siis, kui ulatuse üle vaieldakse, kui uus meeskonnaliige liitub, kui mõni sidusrühm küsib „kas me ei otsustanud avakoosolekul X?". Hästi dokumenteeritud avakoosolek on projekt, mida on lihtsam juhtida.

Pavleur jäädvustab kogu avakoosoleku automaatselt: ulatus nagu väljaöeldud, rollid nagu määratud, riskid nagu nimetatud, lahtised küsimused koos vastutajatega, järgmised sammud koos vastutajate ja kuupäevadega. Kui keegi jagas ekraanil projekti lühikirjeldust, diagrammi või nõuete dokumenti keset koosolekut, on visuaal aruandes koos aruteluga. Pelgalt heliga tööriistad annavad sulle, kes mida ütles; nad ei jäädvusta ekraanil olnud arhitektuuridiagrammi, kui tehniline juht sõltuvust kirjeldas. Tulemuseks olev aruanne on projekti tõeallikas juba esimesest päevast. Selle kohta, kuidas see traditsiooniliste koosoleku jäädvustamise tööriistadega võrreldes on: Pavleur vs. alternatiivid.

Märkus kohaloleku kohta

Kõik, kellelt oodatakse selles projektis otsuse tegemist, peaksid avakoosolekul osalema või vaatama enne töö algust üle täieliku salvestuse ja kirjaliku kokkuvõtte. Sidusrühm, kes avakoosolekult puudub ja saab ulatuse mitteametlikult teada kaks nädalat hiljem, on projekti keskel ootav ulatusvaidlus. Avakoosoleku ülesanne on luua ühine kontekst ja ühine kontekst eksisteerib ainult siis, kui asjaomased inimesed on ruumis.