Projektin aloituspalaverin agenda insinööritiimeille

Kysymys, jonka aloituspalaverit ohittavat

Hyvin sujunut projektin aloitus jättää tiimin linjatuksi siitä, mitä rakennetaan, kuka tekee mitä ja milloin asiat ovat valmiina. Se linjaus pitää yleensä noin kolme viikkoa. Sitten laajuus rönsyää, sidosryhmä muuttaa mielensä jonkin ydinolettaman suhteen, riippuvuus lipsuu, ja tiimi huomaa, etteivät he koskaan sopineet siitä, kuka tekee päätöksen, kun kaksi järkevää ihmistä on eri mieltä.

Kysymys, jonka useimmat aloitusagendat ohittavat, on: miten tämä tiimi tekee päätöksiä, kun jokin menee pieleen? Ei projektisuunnitelma — päätöksentekokehys. Kuka omistaa laajuuden, kun jokin ominaisuus pitää leikata pois? Mitä tiimi tekee, kun tekninen rajoite mitätöi tuotevaatimuksen? Kenellä sidosryhmällä on viimeinen sana, kun kaksi osastoa haluaa eri asioita?

Näihin kysymyksiin on helppo vastata aloituksessa, koska mitään ei ole vielä pelissä. Niihin on paljon vaikeampi vastata projektin keskivaiheessa, kun kaikilla on kanta. Alla oleva malli varaa niille aikaa ennen kuin vaikea osuus alkaa.

Agenda (kopioi ja liitä)

Kesto: 60–90 minuuttia projektin monimutkaisuudesta riippuen
Muoto: fasilitoitu; kaikki keskeiset sidosryhmät ja tekijät läsnä tai asynkronisesti tarkastelleet ennen aloitusta

Osa 1 — Projektin tavoite ja laajuus (20 min)

Kerro tavoite yhdellä lauseella: miltä onnistuminen näyttää, mitattavasti jos mahdollista
Laajuudessa: mitä projekti tuottaa, nimettynä konkreettisesti
Laajuuden ulkopuolella: mitä tämä projekti nimenomaisesti ei tee — listaa vähintään kolme asiaa
Onnistumiskriteerit: mistä tiimi tietää, että projekti on valmis?
EM tai PM omistaa tämän osion; insinöörit haastavat, jos esitetty laajuus ei vastaa toteutettavuutta

Osa 2 — Roolit ja omistajuus (15 min)

Nimeä jokaiselle työvirralle yksi omistaja — ei tiimi, vaan henkilö
Kuka tekee lopullisen päätöksen: tuotteen laajuus, tekninen arkkitehtuuri, ulkoinen viestintä?
Kuka on informoitava vs. konsultoitava vs. päätöksentekijä kunkin merkittävän päätöstyypin osalta?
Nimeä projektin vetäjä, joka on vastuussa, jos mikään muu ei ole selvää

Osa 3 — Rajoitteet ja riskit (15 min)

Kovat rajoitteet: määräaika, budjetti, vaatimustenmukaisuus, riippuvuudet muihin tiimeihin
Tunnetut riskit: mitkä ovat kolme kärkiasiaa, jotka voisivat suistaa tämän projektin raiteiltaan?
Kunkin riskin osalta: todennäköisyys, vaikutus ja lieventämisen vastuuhenkilö
Mikä aiheuttaisi projektin peruuttamisen tai merkittävän laajuuden supistamisen? Nimeä se nyt

Osa 4 — Viestintäsuunnitelma (10 min)

Kuinka usein tiimi synkronoi? Missä muodossa?
Kuka saa statuspäivityksen ja miten? Älä oleta, että sidosryhmät haluavat saman kanavan
Missä projektidokumentaatio sijaitsee?
Mikä on eskalointipolku, jos jokin estää projektin?

Osa 5 — Avoimet kysymykset (15 min)

Listaa jokainen kysymys, johon tiimi ei osaa tänään vastata
Kunkin osalta: osoita vastuuhenkilö ja päivämäärä, johon mennessä vastaus tarvitaan
Kysymykset ilman päivämäärää ja vastuuhenkilöä ovat yhä avoinna puolivälissä

Osa 6 — Seuraavat askeleet (10 min)

Kolme asiaa, joiden on tapahduttava seuraavan viiden työpäivän aikana, jotta oikea työ alkaa
Jokaisella seuraavalla askeleella on yksi omistaja
Vahvista, miten aloituksen yhteenveto jaetaan ja kenelle

Mitä suositut aloitusmallit tekevät väärin

Useimmat aloitusmallit ovat perusteellisia projektisuunnitelman suhteen ja ohuita sen suhteen, mitä tapahtuu kun suunnitelma ei pidä. Ne tuottavat siistin laajuusdokumentin ja RACI-matriisin, mikä on hyödyllistä. Ne eivät tuota yhteistä vastausta kysymykseen "mitä me teemme, kun tietokantatoimittaja kolminkertaistaa hintansa kesken projektin?" tai "mikä leikataan pois, jos osumme kovaan määräaikaan 80 % ominaisuuksista valmiina?"

Laajuuden ulkorajan puuttuminen on toinen johdonmukainen aukko. Sen kertominen, mikä on laajuudessa, on suoraviivaista. Sen kertominen, mikä on nimenomaisesti ulkopuolella — kolmen tai neljän konkreettisen asian listaaminen, joita projekti ei tee — pakottaa saman keskustelun sidosryhmien odotuksista, mutta toisesta suunnasta. Sidosryhmät, jotka olisivat olettaneet mobiiliasiakkaan kuuluvan mukaan, saavat sen tietää aloituksessa eivätkä kuudennella viikolla.

Kolmas aukko on avoimet kysymykset -osio. Tiimit eivät halua nostaa esiin sitä, mitä he eivät tiedä, aloituksessa, koska se tuntuu valmistautumattomuuden myöntämiseltä. Mutta tuntemattomat vastaukset muuttuvat projektin keskivaiheen esteiksi, ja keskivaiheen esteet ovat kalliita. Mitä aiemmin tiedät, että kysymys on olemassa, sitä aiemmin joku voi ottaa vastauksesta vastuun.

Siitä, miten nämä aukot kertautuvat ylikuormaksi monikuukautisen projektin aikana: Palaverivero.

Miksi aloitusmuistiinpanot kannattaa tehdä kunnolla

Aloitusdokumentti on useimmin viitattu artefakti missä tahansa projektissa. Se on se, mitä ihmiset tarkistavat, kun laajuudesta kiistellään, kun uusi tiimin jäsen liittyy, kun sidosryhmä kysyy "eikö me päätetty X aloituksessa?" Hyvin dokumentoitu aloitus on projekti, jota on helpompi hallita.

Pavleur tallentaa koko aloituksen automaattisesti: laajuuden esitetyssä muodossa, roolit osoitettuina, riskit nimettyinä, avoimet kysymykset vastuuhenkilöineen, seuraavat askeleet vastuuhenkilöineen ja päivämäärineen. Jos joku jakoi näytöllä projektibriefin, kaavion tai vaatimusdokumentin kesken palaverin, visuaali on mukana raportissa keskustelun rinnalla. Pelkät äänityökalut antavat sinulle sen, kuka sanoi mitä; ne eivät tallenna ruudulla ollutta arkkitehtuurikaaviota, kun tekninen vetäjä kuvasi riippuvuuden. Syntyvä raportti toimii projektin totuudenlähdedokumenttina ensimmäisestä päivästä alkaen. Siitä, miten tämä vertautuu perinteisiin palaveritallennustyökaluihin: Pavleur vs. vaihtoehdot.

Huomio osallistumisesta

Jokaisen, jonka odotetaan tekevän päätöksen tässä projektissa, tulisi osallistua aloitukseen tai tarkastella täysi tallenne ja kirjallinen yhteenveto ennen työn alkua. Sidosryhmä, joka jää aloituksesta paitsi ja saa laajuuden tietoonsa epävirallisesti kaksi viikkoa myöhemmin, on odottava projektin keskivaiheen laajuuskiista. Aloituksen tehtävä on rakentaa yhteinen konteksti, ja yhteinen konteksti on olemassa vain, jos olennaiset ihmiset ovat huoneessa.