इंजीनियरों और EM के लिए वन-ऑन-वन मीटिंग टेम्पलेट
1:1 असल में किस काम के लिए हैं
एक 1:1 कोई स्टेटस मीटिंग नहीं है। EM के पास स्टैंडअप, Jira, और दूसरे चैनलों के जरिए ज्यादातर स्टेटस पहले से ही पहुँच में होता है। 1:1 को स्टेटस मीटिंग की तरह चलाना इस फॉर्मैट को बरबाद करता है — यह एक मैनेजर और एक रिपोर्ट के बीच सबसे सीधे संवाद चैनल को एक तीसरे टीम स्टैंडअप की तरह मानता है।
1:1 उन चीज़ों के लिए है जो और कहीं सामने नहीं आतीं: अभी इस व्यक्ति को क्या परेशान कर रहा है, वे अपने करियर को कहाँ ले जाना चाहते हैं, कौन-से ब्लॉकर्स उन्होंने स्टैंडअप में नहीं उठाए क्योंकि वे बहुत छोटे या बहुत राजनीतिक लगते हैं, मैनेजर को खासतौर पर उनसे क्या चाहिए। नीचे दिया गया एजेंडा इन सबके लिए जगह सुरक्षित रखता है।
एजेंडा (इसे कॉपी-पेस्ट करें)
अवधि: साप्ताहिक 30 मिनट, या पाक्षिक 45 मिनट
फॉर्मैट: दोनों पक्ष मीटिंग से पहले एक साझा दस्तावेज़ में मदें जोड़ते हैं
सेक्शन 1 — मन में सबसे ऊपर क्या है (5 मिनट)
- कर्मचारी बिना किसी प्रॉम्प्ट के पहले शुरू करता है — इस हफ्ते आपके मन में क्या है?
- मैनेजर सुनता है; अभी कोई हल या समस्या-समाधान नहीं
- यह सेक्शन ऐसी चीज़ें सामने लाता है जो किसी और फॉर्मैट में फिट नहीं बैठतीं
सेक्शन 2 — प्रोजेक्ट और ब्लॉकर्स (10 मिनट)
- क्या आगे बढ़ रहा है और क्या अटका है
- ब्लॉकर्स: क्या मैनेजर इसे सीधे अनब्लॉक कर सकता है, या इसके लिए एस्केलेशन चाहिए?
- वह काम छोड़ दें जो साफ़-साफ़ ट्रैक पर है; यह कोई स्टेटस समीक्षा नहीं है
सेक्शन 3 — विकास और तरक्की (5-10 मिनट)
- आप किन स्किल्स पर काम कर रहे हैं? आप कौन-से अवसर चाहते हैं?
- क्या कोई विशिष्ट चीज़ें हैं जो मैनेजर मदद के लिए कर सकता है?
- समय कम होने पर यह सेक्शन कट जाता है — इसे एजेंडा में स्पष्ट रूप से रखें ताकि यह गायब न हो
सेक्शन 4 — मैनेजर के विषय (5 मिनट)
- रिपोर्ट के लिए मैनेजर के पास फीडबैक
- वह संदर्भ जो रिपोर्ट को चाहिए: ऑर्ग बदलाव, टीम की दिशा, प्रोसेस अपडेट
- मैनेजर की माँगें: इस हफ्ते रिपोर्ट से क्या चाहिए
एक्शन आइटम (मीटिंग के अंत में)
- कौन क्या करेगा, कब तक; कॉल खत्म होने से पहले दोनों लोग इन्हें लिख लेते हैं
जेनेरिक 1:1 टेम्पलेट्स क्या चूक जाते हैं
अधिकांश 1:1 टेम्पलेट्स दो में से किसी एक दिशा में गलती करते हैं। बहुत ज्यादा संरचित संस्करण में 15 प्रॉम्प्ट्स होते हैं और यह हर हफ्ते एक परफ़ॉर्मेंस रिव्यू जैसा लगता है। यह मीटिंग को एक फॉर्म-भरने की कवायद में बदल देता है और उस तरह की ईमानदार बातचीत को मार डालता है जो 1:1 को पहली जगह मूल्यवान बनाती है।
कम-फिट संस्करण "आप कैसे हैं?" जैसा होता है, बिना किसी संरचना के, जो तब काम करता है जब सब कुछ ठीक चल रहा हो और तब ढह जाता है जब चर्चा करने लायक कुछ असली हो। जिस व्यक्ति को कोई कठिन बात कहनी हो, उसके पास उसे टाँगने के लिए कोई हुक ही नहीं होता।
जिस सेक्शन को अधिकांश टेम्पलेट्स पूरी तरह छोड़ देते हैं वह है विकास और तरक्की। यही वह चीज़ है जिस पर इंजीनियर सबसे ज्यादा बात करना चाहते हैं और मीटिंग लंबी खिंचने पर सबसे पहले कटने वाला सेक्शन। एक स्पष्ट टाइम बॉक्स ही एकमात्र भरोसेमंद तरीका है यह सुनिश्चित करने का कि यह साल में दो बार से ज्यादा हो।
दूसरा अंतराल यह है कि 1:1 में की गई प्रतिबद्धताओं का क्या होता है। EM रिपोर्ट को किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट में लगाने की प्रतिबद्धता करता है। रिपोर्ट किसी पुराने ब्लॉकर को सुलझाने की प्रतिबद्धता करती है। ये प्रतिबद्धताएँ एक निजी बातचीत में की जाती हैं, न कि Jira या किसी टीम Slack चैनल में ट्रैक होती हैं। ये दो लोगों की कार्यकारी याददाश्त में रहती हैं और अगर कोई भी इन्हें न लिखे तो गायब हो जाती हैं। ये अक्सर मीटिंग के सबसे परिणामदायी आउटपुट होते हैं और वही जो सबसे ज्यादा खोए जाने की संभावना रखते हैं।
1:1 (और दूसरी मीटिंग्स) का छूटता संदर्भ कैसे छिपे हुए ओवरहेड में संचित होता है, इसके लिए: मीटिंग टैक्स।
Pavleur 1:1 नोट्स को कैसे संभालता है
मानक तरीका एक साझा दस्तावेज़ है — दोनों पक्ष मीटिंग से पहले उसमें जोड़ते हैं, एक व्यक्ति उसे बाद में अपडेट करता है। यह तब तक काम करता है जब तक नहीं करता। एक हफ्ता छूट जाता है। दस्तावेज़ पीछे रह जाता है। कुछ महीनों बाद इतिहास अधूरा-अधूरा होता है और परफ़ॉर्मेंस रिव्यू की तैयारी या करियर तरक्की की बातचीत के लिए बेकार।
Pavleur 1:1 के दौरान चलता है और कॉल खत्म होने के बाद मीटिंग रिपोर्ट अपने-आप जनरेट करता है। रिपोर्ट जिम्मेदारों सहित एक्शन आइटम, आदान-प्रदान किया गया फीडबैक, हर सेक्शन में कवर किए गए विषय, और संदर्भित कोई भी दृश्य कैप्चर करती है — एक ऑर्ग चार्ट, एक करियर लैडर स्क्रीनशॉट, कोई PR या टिकट जो किसी ने बातचीत के बीच में खोला हो। सिर्फ-ऑडियो वाले टूल्स आपको ट्रांसक्रिप्ट देते हैं पर वह दृश्य संदर्भ चूक जाते हैं जो अक्सर सबसे ज्यादा मायने रखता है।
पूरा मीटिंग इतिहास सर्च करने योग्य होता है। छह डायरेक्ट रिपोर्ट वाला एक EM किसी विशिष्ट व्यक्ति के तीन महीने के 1:1 रिकॉर्ड निकाल सकता है, बिना उन्हें किसी अधूरे साझा दस्तावेज़ से फिर से गढ़े। इससे परफ़ॉर्मेंस रिव्यू और तरक्की की बातचीत की तैयारी काफी आसान हो जाती है। इस पर Pavleur की दूसरे मीटिंग टूल्स से तुलना के लिए: Pavleur बनाम विकल्प।
नियमितता पर एक टिप्पणी
साप्ताहिक 30-मिनट के 1:1 आम तौर पर पाक्षिक 45-मिनट वाले से बेहतर होते हैं क्योंकि फीडबैक लूप ज्यादा कसा हुआ होता है। मासिक 1:1 किसी डायरेक्ट रिपोर्ट के लिए लगभग कभी पर्याप्त नहीं होते, खासकर उस व्यक्ति के लिए जो टीम या भूमिका में नया हो। फॉर्मैट तब काम करना बंद कर देता है जब नियमितता इतनी लंबी हो जाए कि दोनों पक्ष पिछले सत्र के आधे एक्शन आइटम भूल चुके हों — उस बिंदु पर आप प्रगति करने के बजाय पहले 10 मिनट संदर्भ को फिर से गढ़ने में बिता देते हैं।
अगर आप पाक्षिक हैं, तो मीटिंग इतिहास खासतौर पर अहम हो जाता है। पिछले सत्र का साझा दस्तावेज़ या Pavleur रिपोर्ट मीटिंग की शुरुआत होनी चाहिए, न कि शून्य से फिर से बनाना।