Projektindító megbeszélés napirendje fejlesztőcsapatoknak

A kérdés, amelyet a projektindító megbeszélések kihagynak

Egy jól sikerült projektindító összehangolja a csapatot arról, hogy mit építsenek, ki mit csinál, és mikor esedékesek a dolgok. Ez az összehangoltság általában körülbelül három hétig kitart. Aztán a hatókör kúszik, egy érdekelt fél meggondolja magát egy alapfeltevéssel kapcsolatban, egy függőség csúszik, és a csapat rájön, hogy soha nem állapodtak meg abban, ki dönt, amikor két észszerű ember nem ért egyet.

A kérdés, amelyet a legtöbb projektindító napirend kihagy: hogyan hoz majd döntéseket ez a csapat, amikor valami rosszul sül el? Nem a projekttervről van szó — a döntéshozatali keretrendszerről. Ki felel a hatókörért, amikor egy funkciót ki kell vágni? Mit csinál a csapat, amikor egy technikai korlát érvénytelenít egy termékkövetelményt? Melyik érdekelt félé a végső szó, amikor két részleg mást akar?

Ezekre a kérdésekre könnyű válaszolni az induláson, mert még semmi sem forog kockán. Sokkal nehezebb megválaszolni őket a projekt közepén, amikor mindenkinek van álláspontja. Az alábbi sablon időt tart fenn nekik, mielőtt a nehéz rész elkezdődne.

A napirend (másold és illeszd be)

Időtartam: 60–90 perc a projekt összetettségétől függően
Formátum: moderált; minden kulcsfontosságú érdekelt fél és közreműködő jelen van, vagy aszinkron módon áttekinti az indulás előtt

1. szakasz — Projektcél és hatókör (20 perc)

Fogalmazd meg a célt egy mondatban: hogyan néz ki a siker eredménye, lehetőség szerint mérhetően
Hatókörön belül: mit fog a projekt leszállítani, konkrétan megnevezve
Hatókörön kívül: mit nem fog a projekt kifejezetten megtenni — sorolj fel legalább három dolgot
Sikerkritériumok: honnan fogja a csapat tudni, hogy a projekt kész?
Ezt a szakaszt az EM vagy a PM birtokolja; a fejlesztők ellenállnak, ha a megfogalmazott hatókör nem felel meg a megvalósíthatóságnak

2. szakasz — Szerepek és felelősség (15 perc)

Minden munkafolyamathoz nevezz meg egy felelőst — nem egy csapatot, egy személyt
Ki dönt végül a következőkről: termékhatókör, technikai architektúra, külső kommunikáció?
Kit tájékoztatnak vs. kivel konzultálnak vs. ki a döntéshozó az egyes fő döntéstípusoknál?
Nevezd meg a projektvezetőt, aki felelős, ha semmi más nem világos

3. szakasz — Korlátok és kockázatok (15 perc)

Kemény korlátok: határidő, költségvetés, megfelelőség, más csapatoktól való függőségek
Ismert kockázatok: mi az a három legfontosabb dolog, amely kisiklathatja ezt a projektet?
Minden kockázatnál: valószínűség, hatás és a mérséklés felelőse
Mi okozná a projekt lemondását vagy jelentős hatókör-csökkentését? Nevezd meg most

4. szakasz — Kommunikációs terv (10 perc)

Milyen gyakran szinkronizál a csapat? Milyen formátumban?
Ki kap státuszfrissítést, és hogyan? Ne feltételezd, hogy az érdekelt felek ugyanazt a csatornát akarják
Hol lakik a projektdokumentáció?
Mi az eszkalációs útvonal, ha valami blokkolja a projektet?

5. szakasz — Nyitott kérdések (15 perc)

Sorold fel minden kérdést, amelyre a csapat ma nem tud válaszolni
Mindegyikhez: rendelj felelőst és egy dátumot, amelyre a válasz szükséges
A dátum és felelős nélküli kérdések a félidőben is nyitottak lesznek

6. szakasz — Következő lépések (10 perc)

Az a három dolog, aminek a következő öt munkanapban meg kell történnie a valódi munka megkezdéséhez
Minden következő lépésnek egyetlen felelőse van
Erősítsd meg, hogyan és kinek osztjuk ki az indulási összefoglalót

Mit rontanak el a népszerű projektindító sablonok

A legtöbb projektindító sablon alapos a projekttervvel kapcsolatban, és vékony azzal kapcsolatban, hogy mi történik, ha a terv nem tartja magát. Előállítanak egy tiszta hatókör-dokumentumot és egy RACI-mátrixot, ami hasznos. Nem állítanak elő közös választ arra, hogy „mit csinálunk, ha az adatbázis-szolgáltató a projekt közepén megháromszorozza az árait?” vagy „mit vágunk ki, ha a kemény határidőt 80%-os funkciókészültségnél érjük el?”.

A hatókör-kizárás hiánya a másik következetes hézag. Azt kimondani, hogy mi van a hatókörön belül, egyszerű. Azt kimondani, hogy mi van kifejezetten kívül — három-négy konkrét dolgot felsorolni, amelyet a projekt nem fog megtenni — ugyanazt a beszélgetést kényszeríti ki az érdekelt felek elvárásairól, csak a másik irányból. Azok az érdekelt felek, akik feltételezni akarták, hogy a mobilkliens is benne van, az induláson tudják meg, nem pedig a hatodik héten.

A harmadik hézag a nyitott kérdések szakasza. A csapatok nem akarják felszínre hozni, amit nem tudnak az induláson, mert felkészületlenség beismerésének érződik. De az ismeretlen válaszokból projekt közbeni blokkolók lesznek, a projekt közbeni blokkolók pedig drágák. Minél korábban tudod, hogy a kérdés létezik, annál korábban birtokolhatja valaki a választ.

Arról, hogyan halmozódnak ezek a hézagok többletterheléssé egy több hónapos projekt során: A megbeszélési adó.

Miért érdemes az indulási jegyzeteket jól csinálni

Az indulási dokumentum a leggyakrabban hivatkozott műtermék bármely projektben. Ezt ellenőrzik az emberek, amikor vitatottá válik a hatókör, amikor egy új csapattag csatlakozik, amikor egy érdekelt fél megkérdezi: „nem döntöttük el X-et az induláson?”. Egy jól dokumentált indulás egy könnyebben kezelhető projekt.

A Pavleur automatikusan rögzíti a teljes indulást: a hatókört elhangzása szerint, a szerepeket kiosztásuk szerint, a kockázatokat megnevezésük szerint, a nyitott kérdéseket a felelősökkel, a következő lépéseket a felelősökkel és dátumokkal. Ha valaki megosztott képernyőn a projektbriefet, egy diagramot vagy egy követelménydokumentumot a megbeszélés közepén, a vizuális elem a jelentésben szerepel a vita mellett. A csak hangot rögzítő eszközök megadják, hogy ki mit mondott; nem rögzítik az architektúra-diagramot a képernyőn, amikor a tech lead leírta a függőséget. A keletkező jelentés az első naptól kezdve a projekt egyetlen igazságforrásaként szolgál. Arról, hogyan viszonyul ez a hagyományos megbeszélés-rögzítő eszközökhöz: Pavleur vs. alternatívák.

Egy megjegyzés a részvételről

Mindenki, akitől döntést várnak ezen a projekten, vegyen részt az induláson, vagy tekintsen át egy teljes felvételt és írásos összefoglalót a munka megkezdése előtt. Egy érdekelt fél, aki lemarad az indulásról, és a hatókört két héttel később informálisan tudja meg, egy projekt közbeni hatókörvita, amely csak arra vár, hogy megtörténjen. Az indulás feladata a közös kontextus felépítése, a közös kontextus pedig csak akkor létezik, ha a releváns emberek a teremben vannak.