Agenda Rapat Kickoff Proyek untuk Tim Engineering

Pertanyaan yang dilewatkan rapat kickoff

Kickoff proyek yang berjalan baik meninggalkan tim yang selaras soal apa yang akan dibangun, siapa mengerjakan apa, dan kapan tenggatnya. Keselarasan itu biasanya bertahan sekitar tiga minggu. Lalu cakupan merembet, seorang pemangku kepentingan berubah pikiran soal asumsi inti, sebuah dependensi tergelincir, dan tim menyadari mereka tak pernah sepakat soal siapa yang memutuskan ketika dua orang yang sama-sama masuk akal berselisih.

Pertanyaan yang paling banyak dilewatkan agenda kickoff adalah: bagaimana tim ini akan mengambil keputusan ketika sesuatu berjalan salah? Bukan rencana proyeknya — melainkan kerangka pengambilan keputusannya. Siapa yang memegang cakupan ketika sebuah fitur harus dipotong? Apa yang dilakukan tim ketika sebuah batasan teknis membatalkan sebuah kebutuhan produk? Pemangku kepentingan mana yang punya keputusan akhir ketika dua departemen menginginkan hal berbeda?

Pertanyaan-pertanyaan ini mudah dijawab saat kickoff karena belum ada yang dipertaruhkan. Mereka jauh lebih sulit dijawab di tengah proyek ketika setiap orang punya posisi. Templat di bawah ini menyediakan waktu untuk itu sebelum bagian tersulit dimulai.

Agendanya (salin-tempel ini)

Durasi: 60–90 menit tergantung kompleksitas proyek
Format: Difasilitasi; semua pemangku kepentingan dan kontributor utama hadir atau ditinjau secara asinkron sebelum memulai

Bagian 1 — Tujuan dan cakupan proyek (20 menit)

Nyatakan tujuan dalam satu kalimat: seperti apa keberhasilan itu, terukur jika memungkinkan
Dalam cakupan: apa yang akan dihasilkan proyek, disebutkan spesifik
Di luar cakupan: apa yang secara eksplisit tidak akan dilakukan proyek ini — daftar setidaknya tiga hal
Kriteria keberhasilan: bagaimana tim tahu proyek sudah selesai?
EM atau PM memegang bagian ini; engineer menyanggah jika cakupan yang dinyatakan tak sesuai dengan kelayakannya

Bagian 2 — Peran dan kepemilikan (15 menit)

Untuk setiap alur kerja, sebutkan satu pemilik — bukan sebuah tim, melainkan seorang individu
Siapa yang membuat keputusan akhir soal: cakupan produk, arsitektur teknis, komunikasi eksternal?
Siapa yang diberi tahu vs. dikonsultasikan vs. pengambil keputusan pada setiap jenis keputusan utama?
Sebutkan pemimpin proyek yang bertanggung jawab jika hal lain tidak jelas

Bagian 3 — Batasan dan risiko (15 menit)

Batasan keras: tenggat, anggaran, kepatuhan, dependensi pada tim lain
Risiko yang diketahui: apa tiga hal teratas yang bisa menggagalkan proyek ini?
Untuk setiap risiko: kemungkinan, dampak, dan pemilik mitigasi
Apa yang bisa membuat proyek dibatalkan atau dipangkas cakupannya secara signifikan? Sebutkan sekarang

Bagian 4 — Rencana komunikasi (10 menit)

Seberapa sering tim akan sinkron? Dalam format apa?
Siapa yang mendapat update status, dan bagaimana? Jangan berasumsi pemangku kepentingan menginginkan kanal yang sama
Di mana dokumentasi proyek disimpan?
Apa jalur eskalasi jika sesuatu memblokir proyek?

Bagian 5 — Pertanyaan terbuka (15 menit)

Daftar setiap pertanyaan yang belum bisa dijawab tim hari ini
Untuk masing-masing: tugaskan seorang pemilik dan tanggal kapan jawabannya dibutuhkan
Pertanyaan tanpa tanggal dan pemilik akan tetap terbuka di titik tengah proyek

Bagian 6 — Langkah berikutnya (10 menit)

Tiga hal yang harus terjadi dalam lima hari kerja berikutnya untuk memulai pekerjaan sesungguhnya
Setiap langkah berikutnya punya satu pemilik
Konfirmasi bagaimana rekap kickoff akan disebarkan dan kepada siapa

Apa yang keliru pada templat kickoff populer

Kebanyakan templat kickoff teliti soal rencana proyek dan tipis soal apa yang terjadi ketika rencana tidak berjalan. Mereka menghasilkan dokumen cakupan yang rapi dan matriks RACI, yang berguna. Mereka tidak menghasilkan jawaban bersama atas "apa yang kita lakukan ketika vendor database melipatgandakan harganya tiga kali di tengah proyek?" atau "apa yang dipotong jika kita mencapai tenggat keras pada 80% kelengkapan fitur?"

Ketiadaan cakupan-keluar adalah celah lain yang konsisten. Menyatakan apa yang ada dalam cakupan itu mudah. Menyatakan apa yang secara eksplisit di luar — mendaftar tiga atau empat hal spesifik yang tidak akan dilakukan proyek — memaksa percakapan yang sama tentang ekspektasi pemangku kepentingan tetapi dari arah sebaliknya. Pemangku kepentingan yang tadinya akan berasumsi klien seluler termasuk akan mengetahuinya saat kickoff alih-alih di minggu keenam.

Celah ketiga adalah bagian pertanyaan terbuka. Tim tak ingin memunculkan apa yang tidak mereka ketahui saat kickoff karena terasa seperti mengaku belum siap. Tetapi jawaban yang tak diketahui menjadi blocker di tengah proyek, dan blocker di tengah proyek itu mahal. Semakin awal Anda tahu pertanyaan itu ada, semakin awal seseorang bisa memiliki jawabannya.

Untuk melihat bagaimana celah-celah ini menumpuk menjadi beban selama proyek berbulan-bulan: Pajak rapat.

Mengapa catatan kickoff layak dibuat dengan benar

Dokumen kickoff adalah artefak yang paling sering dirujuk dalam proyek apa pun. Itulah yang orang periksa ketika cakupan diperdebatkan, ketika anggota tim baru bergabung, ketika seorang pemangku kepentingan bertanya "bukankah kita memutuskan X saat kickoff?" Kickoff yang terdokumentasi dengan baik adalah proyek yang lebih mudah dikelola.

Pavleur menangkap seluruh kickoff secara otomatis: cakupan sebagaimana dinyatakan, peran sebagaimana ditugaskan, risiko sebagaimana disebutkan, pertanyaan terbuka beserta pemiliknya, langkah berikutnya beserta pemilik dan tanggalnya. Jika seseorang membagikan layar brief proyek, sebuah diagram, atau dokumen kebutuhan di tengah rapat, visual itu disertakan dalam laporan berdampingan dengan diskusi. Alat berbasis audio saja memberi Anda siapa mengatakan apa; mereka tidak menangkap diagram arsitektur di layar saat tech lead menjelaskan dependensinya. Laporan yang dihasilkan menjadi dokumen sumber kebenaran proyek sejak hari pertama. Untuk melihat bagaimana ini dibandingkan dengan alat perekaman rapat tradisional: Pavleur vs. alternatif.

Catatan tentang kehadiran

Setiap orang yang diharapkan membuat keputusan atas proyek ini semestinya menghadiri kickoff, atau meninjau rekaman lengkap dan ringkasan tertulis sebelum pekerjaan dimulai. Seorang pemangku kepentingan yang melewatkan kickoff dan mengetahui cakupan secara informal dua minggu kemudian adalah perselisihan cakupan di tengah proyek yang menunggu terjadi. Tugas kickoff adalah membangun konteks bersama, dan konteks bersama hanya ada jika orang-orang yang relevan hadir dalam ruangan.