Projekta uzsākšanas sanāksmes darba kārtība inženierijas komandām

Jautājums, ko uzsākšanas sanāksmes izlaiž

Projekta uzsākšana, kas noris labi, atstāj komandu saskaņotu par to, ko būvēt, kurš ko dara un kad viss ir jāpaveic. Šī saskaņotība parasti noturas apmēram trīs nedēļas. Tad tvērums izplešas, ieinteresētā puse maina domas par kādu pamata pieņēmumu, atkarība nokavējas, un komanda atklāj, ka nekad nav vienojušies par to, kurš pieņem lēmumu, kad divi saprātīgi cilvēki nepiekrīt.

Jautājums, ko lielākā daļa uzsākšanas darba kārtību izlaiž, ir: kā šī komanda pieņems lēmumus, kad kaut kas noiet greizi? Nevis projekta plāns — lēmumu pieņemšanas ietvars. Kurš ir atbildīgs par tvērumu, kad kāda funkcija jāizgriež? Ko komanda dara, kad tehnisks ierobežojums padara par nederīgu produkta prasību? Kuram ieinteresētajam ir galīgais vārds, kad divas nodaļas grib atšķirīgas lietas?

Uz šiem jautājumiem viegli atbildēt uzsākšanā, jo pagaidām nekas nav uz spēles. Uz tiem daudz grūtāk atbildēt projekta vidū, kad ikvienam ir nostāja. Zemāk esošā veidne atvēl tiem laiku, pirms sākas grūtā daļa.

Darba kārtība (kopējiet un ielīmējiet)

Ilgums: 60–90 minūtes atkarībā no projekta sarežģītības
Formāts: ar moderatoru; visas galvenās ieinteresētās puses un līdzstrādnieki klāt vai asinhroni pārskatījuši pirms sākuma

1. sadaļa — Projekta mērķis un tvērums (20 min)

Formulējiet mērķi vienā teikumā: kā izskatās veiksmes rezultāts, pēc iespējas izmērāms
Tvērumā: ko projekts piegādās, konkrēti nosaukts
Ārpus tvēruma: ko šis projekts skaidri nedarīs — uzskaitiet vismaz trīs lietas
Veiksmes kritēriji: kā komanda zinās, ka projekts ir pabeigts?
Par šo sadaļu atbild inženierijas vai produkta vadītājs; inženieri iebilst, ja izklāstītais tvērums neatbilst īstenojamībai

2. sadaļa — Lomas un atbildība (15 min)

Katrai darba plūsmai nosauciet vienu atbildīgo — nevis komandu, bet cilvēku
Kurš pieņem galīgo lēmumu par: produkta tvērumu, tehnisko arhitektūru, ārējo komunikāciju?
Kurš tiek informēts pret konsultēts pret lēmumu pieņēmējs katram galvenajam lēmuma veidam?
Nosauciet projekta vadītāju, kurš ir atbildīgs, ja nekas cits nav skaidrs

3. sadaļa — Ierobežojumi un riski (15 min)

Cietie ierobežojumi: termiņš, budžets, atbilstība, atkarības no citām komandām
Zināmie riski: kādas ir trīs galvenās lietas, kas varētu novirzīt šo projektu no ceļa?
Katram riskam: iespējamība, ietekme un mazināšanas atbildīgais
Kas liktu projektu atcelt vai būtiski samazināt tvērumu? Nosauciet to tagad

4. sadaļa — Komunikācijas plāns (10 min)

Cik bieži komanda saskaņosies? Kādā formātā?
Kurš saņem statusa atjauninājumu un kā? Nepieņemiet, ka ieinteresētās puses grib to pašu kanālu
Kur atrodas projekta dokumentācija?
Kāds ir eskalācijas ceļš, ja kaut kas bloķē projektu?

5. sadaļa — Atklātie jautājumi (15 min)

Uzskaitiet katru jautājumu, uz ko komanda šodien nevar atbildēt
Katram: piešķiriet atbildīgo un datumu, līdz kuram atbilde ir nepieciešama
Jautājumi bez datuma un atbildīgā joprojām būs atklāti projekta pusceļā

6. sadaļa — Nākamie soļi (10 min)

Trīs lietas, kam jānotiek nākamajās piecās darba dienās, lai sāktu reālu darbu
Katram nākamajam solim ir viens atbildīgais
Apstipriniet, kā uzsākšanas kopsavilkums tiks izplatīts un kam

Ko populārās uzsākšanas veidnes dara nepareizi

Lielākā daļa uzsākšanas veidņu ir rūpīgas par projekta plānu un plānas par to, kas notiek, kad plāns nenoturas. Tās rada tīru tvēruma dokumentu un RACI matricu, kas ir noderīgi. Tās nerada kopīgu atbildi uz “ko mēs darām, kad datubāzes pārdevējs projekta vidū trīskāršo savu cenu?” vai “kas tiek izgriezts, ja sasniedzam cieto termiņu ar 80% funkciju gatavību?”

Tvēruma-ārpusē trūkums ir otra konsekventā plaisa. Formulēt, kas ir tvērumā, ir vienkārši. Formulēt, kas ir skaidri ārpusē — uzskaitot trīs vai četras konkrētas lietas, ko projekts nedarīs — piespiež to pašu sarunu par ieinteresēto pušu gaidām, bet no otras puses. Ieinteresētās puses, kas grasījās pieņemt, ka mobilais klients bija iekļauts, to uzzina uzsākšanā, nevis sestajā nedēļā.

Trešā plaisa ir atklāto jautājumu sadaļa. Komandas negrib uzsākšanā atklāt to, ko nezina, jo tas jūtas kā nesagatavotības atzīšana. Bet nezināmās atbildes kļūst par projekta vidus šķēršļiem, un projekta vidus šķēršļi ir dārgi. Jo agrāk zināt, ka jautājums pastāv, jo agrāk kāds var uzņemties par atbildi atbildību.

Par to, kā šīs plaisas uzkrājas slodzē vairāku mēnešu projekta laikā: Sanāksmju nodoklis.

Kāpēc uzsākšanas piezīmes ir vērts izdarīt pareizi

Uzsākšanas dokuments ir visbiežāk izmantotais artefakts jebkurā projektā. Tas ir tas, ko cilvēki pārbauda, kad tvērums tiek apstrīdēts, kad pievienojas jauns komandas dalībnieks, kad ieinteresētā puse jautā: “vai mēs uzsākšanā neizlēmām X?” Labi dokumentēta uzsākšana ir projekts, ko vieglāk vadīt.

Pavleur fiksē pilnu uzsākšanu automātiski: tvērumu, kā tas izklāstīts, lomas, kā tās piešķirtas, riskus, kā tie nosaukti, atklātos jautājumus ar atbildīgajiem, nākamos soļus ar atbildīgajiem un datumiem. Ja kāds sanāksmes vidū ekrānā koplietoja projekta aprakstu, diagrammu vai prasību dokumentu, vizuālais materiāls ir iekļauts atskaitē līdzās diskusijai. Tikai audio rīki dod jums, kurš ko teica; tie nefiksē arhitektūras diagrammu ekrānā, kad tehniskais vadītājs aprakstīja atkarību. Iegūtā atskaite kalpo par projekta patiesības avota dokumentu jau no pirmās dienas. Par to, kā tas salīdzinās ar tradicionālajiem sanāksmju fiksēšanas rīkiem: Pavleur pret alternatīvām.

Piezīme par apmeklējumu

Ikvienam, no kura tiek gaidīts pieņemt lēmumu par šo projektu, jāapmeklē uzsākšana vai jāpārskata pilns ieraksts un rakstisks kopsavilkums pirms darba sākuma. Ieinteresētā puse, kas nokavē uzsākšanu un tvērumu neformāli uzzina divas nedēļas vēlāk, ir projekta vidus tvēruma strīds, kas gaida notikšanu. Uzsākšanas uzdevums ir veidot kopīgu kontekstu, un kopīgs konteksts pastāv tikai tad, ja attiecīgie cilvēki ir telpā.