A questão que as sincronizações semanais saltam

Antes de desenhar uma sincronização semanal de equipa, coloque a questão que a maioria das equipas nunca coloca: o que é que esta reunião faz que o seu daily standup e o canal Slack não fazem?

Se a resposta honesta é "cobre os mesmos tópicos a um ritmo mais lento uma vez por semana", tem uma reunião redundante. As reuniões redundantes são piores do que nenhuma reunião — consomem tempo que poderia ir para comunicação assíncrona mais rápida e melhor preservada, e produzem a sensação de ter comunicado sem a substância.

A sincronização semanal merece o seu lugar no calendário se e somente se tratar coisas que o standup e o assíncrono não conseguem: revisão de dependências entre equipas que requer discussão, decisões que precisam de troca em tempo real, e partilha de contexto densa o suficiente para precisar de uma conversa em vez de uma mensagem. Todo o resto pertence noutro sítio. O modelo abaixo é desenhado em torno dessa limitação.

A pauta (copiar e colar)

Duração: 30 minutos para uma única equipa; 45 minutos para uma sincronização entre funções
Formato: Síncrono; itens de pauta submetidos de forma assíncrona antes da reunião

Abertura (2 min)

Confirme os itens de pauta e a alocação de tempo
Se não houver nada substantivo na pauta, cancele a reunião — a sério

Secção 1 — Prioridades e bloqueios (10 min)

Quais são as duas ou três prioridades máximas da equipa para a semana?
O que está bloqueado ao nível da equipa — não bloqueios individuais (esses pertencem ao standup), mas bloqueios que requerem ação de liderança ou de outras equipas para resolver
Salte qualquer item que esteja a avançar bem sem discussão

Secção 2 — Dependências entre equipas (10 min)

Dependências de ou para outras equipas que estão em risco esta semana
Para cada uma: o que é necessário, quem é responsável pelo pedido, quando é que é necessário?
Esta é a secção que o standup não trata bem — o standup é voltado para dentro; as dependências entre equipas caem frequentemente no intervalo entre reuniões
Se não houver dependências ativas entre equipas, salte esta secção

Secção 3 — Decisões necessárias (10 min)

Itens que precisam de uma decisão antes da próxima sincronização semanal
Para cada um: uma pessoa enquadra as opções (breve — não é uma apresentação); o grupo decide; alguém regista a decisão e o raciocínio
Qualquer coisa que precise de mais de 5 minutos de enquadramento não está pronta para decidir; agende uma discussão separada

Secção 4 — Avisos (5 min)

Alterações a processos, ferramentas ou horários da equipa
Informação da liderança que a equipa precisa antes da próxima sincronização
Uma frase por item; sem discussão a não ser que alguém tenha uma pergunta bloqueante

O que a maioria dos modelos de sincronização semanal faz mal

Os modelos genéricos de sincronização semanal são escritos como se o propósito da reunião fosse óbvio. Não é. O propósito de uma sincronização semanal é específico e estreito: é para a coordenação que cai entre o daily standup e os canais assíncronos. Os modelos que não tornam esse limite explícito produzem reuniões que gradualmente absorvem tudo — atualizações de status, revisões de projetos, team building, discussões longas — até terem 90 minutos e ninguém querer lá estar.

A forma mais comum que isto toma é o "standup semanal" — uma reunião semanal que faz exatamente o que o daily standup faz, apenas com menor frequência e mais lugares. Se o seu standup está a funcionar, não há nenhuma lacuna de coordenação que um standup semanal preencha. Se o seu standup não está a funcionar, a solução é o formato do standup, não uma reunião semanal adicional.

O segundo padrão é a sincronização semanal que não produz decisões. As discussões acontecem, as atualizações são partilhadas e a reunião termina sem decisões registadas e sem itens de ação. Este formato é comum porque tem baixo atrito — ninguém tem de se comprometer com nada. É também a razão pela qual os mesmos problemas aparecem em três sincronizações semanais consecutivas. Uma reunião que não produz decisões é uma reunião difícil de justificar.

O custo oculto de reuniões que cobrem o mesmo terreno que outras reuniões — pagas três a cinco vezes por semana em toda a equipa — acumula-se rapidamente. O imposto das reuniões cobre isto quantitativamente.

Como o Pavleur trata o registo da sincronização semanal

As decisões de sincronização semanal são exatamente o tipo de contexto que deveria ser fácil de recuperar e que de forma confiável não é. Uma decisão tomada numa sincronização semanal é implementada, e depois dois meses depois alguém pergunta por que é que a equipa fez essa escolha e ninguém se lembra. As notas de reunião, se existirem, estão no documento pessoal de alguém.

O Pavleur captura a sincronização semanal automaticamente: prioridades conforme declaradas, bloqueios conforme nomeados, responsáveis por dependências entre equipas, decisões com raciocínio, avisos. Se alguém partilhou o ecrã com um rastreador de projeto, um mapa de dependências ou uma linha do tempo, o visual faz parte do registo juntamente com a discussão. As ferramentas apenas de áudio dão-lhe quem disse o quê sem o contexto do que estava no ecrã — uma decisão sobre uma dependência é difícil de compreender três meses depois sem o rastreador que ilustrou o risco. O relatório completo, incluindo visuais, é pesquisável e associado à data. Para uma comparação de como isto funciona em relação a outras ferramentas: Pavleur vs. alternativas.

Quando cancelar a sincronização semanal

Cancele a sincronização semanal quando não houver itens de pauta que satisfaçam o critério — nada bloqueado ao nível da equipa, nenhuma dependência entre equipas em risco, nenhuma decisão pendente. Não preencha o slot com atualizações que pertencem ao Slack. A confiança da equipa no formato da reunião depende de a reunião só correr quando vale a pena.

As equipas que cancelam sincronizações proativamente, com um "nada esta semana" explícito, constroem uma relação diferente com a reunião do que as equipas que a realizam por defeito. A reunião tem de merecer o seu lugar a cada semana, e ocasionalmente não merece. Tudo bem.