Agendă de ședință de kickoff de proiect pentru echipele de inginerie

Întrebarea peste care sar ședințele de kickoff

Un kickoff de proiect care merge bine lasă echipa aliniată asupra a ceea ce trebuie construit, cine ce face și când sunt scadente lucrurile. Alinierea aceea ține de obicei vreo trei săptămâni. Apoi perimetrul se lărgește, un stakeholder se răzgândește privind o presupunere de bază, o dependență alunecă, iar echipa descoperă că nu s-a înțeles niciodată cine ia decizia când două persoane rezonabile nu sunt de acord.

Întrebarea peste care sar cele mai multe agende de kickoff este: cum va lua această echipă decizii când ceva merge prost? Nu planul de proiect — cadrul de luare a deciziilor. Cine deține perimetrul când o funcționalitate trebuie tăiată? Ce face echipa când o constrângere tehnică invalidează o cerință de produs? Care stakeholder are ultimul cuvânt când două departamente vor lucruri diferite?

Aceste întrebări sunt ușor de răspuns la kickoff pentru că nimic nu e încă în joc. Sunt mult mai greu de răspuns la mijlocul proiectului, când fiecare are o poziție. Șablonul de mai jos rezervă timp pentru ele înainte să înceapă partea grea.

Agenda (copiază și lipește)

Durată: 60-90 de minute, în funcție de complexitatea proiectului
Format: Facilitată; toți stakeholderii-cheie și contribuitorii prezenți sau care au revizuit asincron înainte de start

Secțiunea 1 — Obiectivul și perimetrul proiectului (20 min)

Enunță obiectivul într-o singură frază: cum arată succesul, măsurabil dacă e posibil
În perimetru: ce va livra proiectul, numit concret
În afara perimetrului: ce nu va face acest proiect în mod explicit — enumeră cel puțin trei lucruri
Criterii de succes: cum va ști echipa că proiectul e gata?
EM-ul sau PM-ul deține această secțiune; inginerii ripostează dacă perimetrul enunțat nu se potrivește cu fezabilitatea

Secțiunea 2 — Roluri și responsabilitate (15 min)

Pentru fiecare flux de lucru, numește un singur responsabil — nu o echipă, o persoană
Cine ia decizia finală privind: perimetrul de produs, arhitectura tehnică, comunicarea externă?
Cine e informat vs. consultat vs. factorul de decizie pentru fiecare tip major de decizie?
Numește liderul de proiect care răspunde dacă nimic altceva nu e clar

Secțiunea 3 — Constrângeri și riscuri (15 min)

Constrângeri ferme: termen-limită, buget, conformitate, dependențe de alte echipe
Riscuri cunoscute: care sunt primele trei lucruri care ar putea deraia acest proiect?
Pentru fiecare risc: probabilitate, impact și responsabil de atenuare
Ce ar duce la anularea sau la reducerea semnificativă a perimetrului proiectului? Numește-l acum

Secțiunea 4 — Planul de comunicare (10 min)

Cât de des se va sincroniza echipa? În ce format?
Cine primește un update de status și cum? Nu presupune că stakeholderii vor același canal
Unde stă documentația proiectului?
Care e calea de escaladare dacă ceva blochează proiectul?

Secțiunea 5 — Întrebări deschise (15 min)

Enumeră fiecare întrebare la care echipa nu poate răspunde azi
Pentru fiecare: atribuie un responsabil și o dată până la care e nevoie de răspuns
Întrebările fără dată și responsabil vor fi în continuare deschise la jumătatea drumului

Secțiunea 6 — Pașii următori (10 min)

Cele trei lucruri care trebuie să se întâmple în următoarele cinci zile lucrătoare pentru a începe munca reală
Fiecare pas următor are un singur responsabil
Confirmă cum va fi distribuită recapitularea kickoff-ului și cui

Ce greșesc șabloanele populare de kickoff

Cele mai multe șabloane de kickoff sunt riguroase în privința planului de proiect și subțiri în privința a ce se întâmplă când planul nu ține. Produc un document de perimetru curat și o matrice RACI, ceea ce e util. Nu produc un răspuns comun la „ce facem când furnizorul de baze de date își triplează prețurile la mijlocul proiectului?” sau „ce se taie dacă ajungem la termenul-limită ferm cu funcționalitățile completate în proporție de 80%?”

Absența perimetrului exclus e cealaltă lacună constantă. A enunța ce e în perimetru e simplu. A enunța ce e explicit exclus — enumerând trei sau patru lucruri concrete pe care proiectul nu le va face — forțează aceeași conversație despre așteptările stakeholderilor, dar din cealaltă direcție. Stakeholderii care aveau să presupună că era inclus clientul mobil află la kickoff, nu în săptămâna a șasea.

A treia lacună e secțiunea de întrebări deschise. Echipele nu vor să scoată la suprafață ce nu știu la kickoff pentru că pare o recunoaștere a nepregătirii. Dar răspunsurile necunoscute devin blocaje la mijlocul proiectului, iar blocajele de la mijloc sunt scumpe. Cu cât știi mai devreme că întrebarea există, cu atât mai devreme poate cineva să-și asume răspunsul.

Pentru cum se acumulează aceste lacune într-o supraîncărcare de-a lungul unui proiect de mai multe luni: Taxa pe ședințe.

De ce merită să faci notele de kickoff cum trebuie

Documentul de kickoff e artefactul cel mai frecvent consultat din orice proiect. E ce verifică oamenii când perimetrul e disputat, când se alătură un membru nou de echipă, când un stakeholder întreabă „nu am decis X la kickoff?” Un kickoff bine documentat e un proiect mai ușor de gestionat.

Pavleur captează automat întregul kickoff: perimetrul așa cum a fost enunțat, rolurile așa cum au fost atribuite, riscurile așa cum au fost numite, întrebările deschise cu responsabili, pașii următori cu responsabili și date. Dacă cineva a partajat pe ecran brieful proiectului, o diagramă sau un document de cerințe în plină ședință, elementul vizual e inclus în raport, alături de discuție. Instrumentele exclusiv audio îți dau cine ce a spus; nu captează diagrama de arhitectură de pe ecran în momentul în care liderul tehnic a descris dependența. Raportul rezultat servește drept documentul de sursă a adevărului al proiectului chiar din prima zi. Pentru cum se compară asta cu instrumentele tradiționale de captare a ședințelor: Pavleur vs. alternative.

O notă despre participare

Oricine se așteaptă să ia o decizie în acest proiect ar trebui să participe la kickoff sau să revizuiască o înregistrare completă și un rezumat scris înainte să înceapă munca. Un stakeholder care ratează kickoff-ul și află perimetrul informal două săptămâni mai târziu e o dispută de perimetru la mijlocul proiectului care așteaptă să se întâmple. Rolul kickoff-ului e să construiască context comun, iar contextul comun există doar dacă oamenii relevanți sunt în sală.