Mühendisler ve EM’ler için Birebir Toplantı Şablonu
1:1’ler aslında ne işe yarar
Bir 1:1 bir durum toplantısı değildir. EM zaten çoğu duruma standup'lar, Jira ve diğer kanallar üzerinden erişebilir. 1:1’leri durum toplantısı olarak yürütmek formatı boşa harcar — bir yönetici ile ekip üyesi arasındaki en doğrudan iletişim kanalını üçüncü bir ekip standup'ı gibi ele alır.
1:1, başka hiçbir yerde ortaya çıkmayan şeyler içindir: kişiyi şu anda ne rahatsız ediyor, kariyerlerinin nereye gitmesini istiyorlar, çok küçük veya çok politik göründüğü için standup'ta dile getirmedikleri engeller neler, yöneticinin özellikle onlardan neye ihtiyacı var. Aşağıdaki gündem bunların hepsi için alan korur.
Gündem (kopyala-yapıştır)
Süre: Haftalık 30 dakika veya iki haftada bir 45 dakika
Format: Her iki taraf da toplantıdan önce paylaşılan bir belgeye madde ekler
Bölüm 1 — Aklınızdakiler (5 dk)
- Önce çalışan konuşur, hiçbir yönlendirme olmadan — bu hafta aklınızda ne var?
- Yönetici dinler; henüz düzeltme veya sorun çözme yok
- Bu bölüm, başka hiçbir formata sığmayan şeyleri ortaya çıkarır
Bölüm 2 — Projeler ve engeller (10 dk)
- Ne ilerliyor, ne takılıp kaldı
- Engeller: yönetici bunu doğrudan açabilir mi, yoksa üst mercie iletmek mi gerekiyor?
- Açıkça yolunda giden işi atlayın; bu bir durum incelemesi değil
Bölüm 3 — Gelişim ve kariyer (5-10 dk)
- Hangi becerileri geliştiriyorsunuz? Hangi fırsatları istiyorsunuz?
- Yöneticinin yardımcı olmak için yapabileceği belirli şeyler var mı?
- Bu bölüm zaman kısaldığında kesilir — kaybolmasın diye gündeme açıkça koyun
Bölüm 4 — Yönetici konuları (5 dk)
- Yöneticinin ekip üyesi için geri bildirimi
- Ekip üyesinin ihtiyaç duyduğu bağlam: organizasyon değişiklikleri, ekip yönü, süreç güncellemeleri
- Yöneticinin talepleri: bu hafta ekip üyesinden gereken her şey
Aksiyon maddeleri (toplantının sonunda)
- Kim ne yapacak, ne zamana kadar; her iki kişi de görüşme bitmeden bunları yazar
Genel 1:1 şablonlarının kaçırdığı nokta
Çoğu 1:1 şablonu iki yönden birinde yanılır. Aşırı yapılandırılmış sürümde 15 soru vardır ve her hafta bir performans değerlendirmesi gibi hissettirir. Toplantıyı bir form doldurma egzersizine çevirir ve 1:1’leri baştan değerli kılan dürüst konuşmayı öldürür.
Yetersiz kurgulanmış sürüm ise yapı olmaksızın "nasıl gidiyor?" sürümüdür; işler yolundayken çalışır ve konuşulacak gerçek bir şey olduğunda çöker. Zor bir şey söylemesi gereken kişinin, üzerine asacak bir kancası yoktur.
Çoğu şablonun tamamen atladığı bölüm gelişim ve kariyerdir. Mühendislerin en çok konuşmak istediği şey ve toplantı uzadığında kesilen ilk bölümdür. Açık bir süre sınırı, bunun yılda iki kereden fazla gerçekleşmesini sağlamanın tek güvenilir yoludur.
Diğer boşluk ise 1:1’lerde verilen taahhütlere ne olduğudur. EM, ekip üyesini belirli bir projeye dahil etmeye söz verir. Ekip üyesi, uzun süredir devam eden bir engeli çözmeye söz verir. Bu taahhütler özel bir konuşmada verilir, Jira'da veya bir ekip Slack kanalında takip edilmez. İki kişinin çalışma belleğinde yaşarlar ve ikisi de yazmazsa kaybolurlar. Çoğu zaman toplantının en önemli çıktılarıdır ve kaybolma olasılığı en yüksek olanlardır.
1:1’lerden (ve diğer toplantılardan) eksik bağlamın nasıl gizli yüke dönüştüğü hakkında: Toplantı vergisi.
Pavleur 1:1 notlarını nasıl ele alır
Standart yaklaşım paylaşılan bir belgedir — her iki taraf toplantıdan önce ekler, biri sonrasında günceller. Bu, işe yaramayana kadar işe yarar. Bir hafta atlanır. Belge geride kalır. Birkaç ay sonra geçmiş dağınıktır ve performans değerlendirmesi hazırlığı veya kariyer gelişimi konuşmaları için işe yaramaz.
Pavleur, 1:1 sırasında çalışır ve görüşme bittikten sonra toplantı raporunu otomatik olarak oluşturur. Rapor, sorumlularıyla aksiyon maddelerini, alışverişi yapılan geri bildirimleri, her bölümde ele alınan konuları ve atıfta bulunulan her türlü görseli yakalar — bir organizasyon şeması, bir kariyer merdiveni ekran görüntüsü, birinin konuşmanın ortasında açtığı bir PR veya bilet. Yalnızca sese dayalı araçlar size dökümü verir ama çoğu zaman en çok anlamı taşıyan görsel bağlamı kaçırır.
Tüm toplantı geçmişi aranabilir. Altı doğrudan ekip üyesi olan bir EM, belirli bir kişi için üç aylık 1:1 kayıtlarını dağınık bir paylaşılan belgeden yeniden kurgulamadan açabilir. Bu, performans değerlendirmelerine ve gelişim konuşmalarına hazırlanmayı çok daha kolaylaştırır. Pavleur'un bu konuda diğer toplantı araçlarıyla nasıl karşılaştırıldığı hakkında: Pavleur ve alternatifleri.
Sıklık üzerine bir not
Haftalık 30 dakikalık 1:1’ler, geri bildirim döngüsü daha sıkı olduğu için genellikle iki haftada bir yapılan 45 dakikalık olanlardan daha iyidir. Aylık 1:1’ler, doğrudan bir ekip üyesi için, özellikle ekibe veya role daha yeni biri için neredeyse hiçbir zaman yeterli değildir. Format, sıklık her iki tarafın da önceki oturumdaki aksiyon maddelerinin yarısını unuttuğu kadar uzadığında çalışmayı bırakır — bu noktada ilerleme kaydetmek yerine ilk 10 dakikayı bağlamı yeniden kurgulamakla geçirirsiniz.
İki haftada bir yapıyorsanız, toplantı geçmişi özellikle önemli hale gelir. Önceki oturumdan kalan paylaşılan belge veya Pavleur raporu, sıfırdan yeniden kurmak yerine toplantıyı açmalıdır.