Mühendislik Ekipleri için Sprint Retrospektif Şablonu

Çoğu retro neden değişim üretmez

Sprint retrospektiflerinin şablonların düzeltmediği yapısal bir sorunu vardır: ekipler iyileştirme fikirleri üretir ama onları gözden geçirmez. Retro beş aksiyon maddesi üretir. Bir sonraki retro tertemiz bir sayfayla açılır. Aynı sorunlar tekrar ortaya çıkar.

Aşağıdaki şablon, gözden geçirmeyi açılışa gömer ki atlanamasın. Bu tek değişiklik, retro etkinliği için herhangi bir format ayarlamasından daha fazlasını yapar.

Gündem (kopyala-yapıştır)

Süre: 2 haftalık bir sprint için 60 dakika; 1 haftalık bir sprint için 45 dakika
Format: Yönetilir, paylaşılan asenkron bir pano ile (Miro, FigJam, Notion — sizin tercihiniz)

Bölüm 1 — Aksiyon maddesi incelemesi (10 dk)

Geçen sprint'in aksiyon maddelerini tek tek okuyun
Her birini işaretleyin: Tamamlandı / Devam ediyor / Bırakıldı (bırakma için kısa gerekçe)
Tamamlanmamış maddeleri taşıyın; onları şimdi yeniden tartışmayın

Bölüm 2 — Veri anlık görüntüsü (5 dk)

Hedefe karşı sprint hızı (velocity)
Bir günü aşan plansız iş
Olaylar veya nöbet durumları
Sprint ortası kapsam değişiklikleri
Veriyi ekrana koyun, henüz tartışma yok

Bölüm 3 — İyi giden şeyler (10 dk)

Ekip, maddeleri toplantıdan önce asenkron olarak veya ilk 3 dakikada ekler
İlk 2-3 maddeyi tartışın; bariz mutabakat olan maddeleri atlayın
Uygulanabilir olmayan şeylere zaman harcamayın

Bölüm 4 — İyileştirilecek şeyler (15 dk)

Aynı format: asenkron girdi, en yüksek sinyalli maddeleri tartışın
Her madde için: tek seferlik bir olay mı, yoksa tekrarlayan bir örüntü mü? Yalnızca örüntüler aksiyon maddesi olur
Moderatörün görevi "bu sinir bozucuydu"yu belirli ve değiştirilebilir bir şeye çevirmektir

Bölüm 5 — Aksiyon maddeleri (15 dk)

Her madde şunlara sahip olmalı: açıklama, bir sorumlu ("ekip" değil), son tarih
En fazla 2-3 madde hedefleyin; fazlası hesap verebilirliği sulandırır
Bölüm 1'den tamamlanmamış maddeleri taşıyın

Kapanış (5 dk)

Retronun kendisi hakkında hızlı bir +/-/delta
Özetin gün sonundan önce çıkacağını teyit edin

Popüler retro formatlarının kaçırdığı nokta

Başla/Bırak/Sürdür ve İyi Giden Şeyler/İyileştirilecek Şeyler/Aksiyon Maddeleri her ikisi de geçerli formatlardır. Sorun format değil — şablonların gözden geçirme adımını nadiren en başa yerleştirmesidir. O adım, bir retrodan diğerine hesap verebilirlik sürekliliği yaratan tek şeydir. Onsuz, retro bir değişim makinesi değil, bir duygu makinesidir.

Şablonlar ayrıca süre sınırı disiplinini ele almaz. "İyileştirilecek şeyler" neredeyse evrensel olarak uzar çünkü "iyi giden şeyler"den duygusal olarak daha çekicidir. Katı sınırlar olmadan, 60 dakikalık bir retro 90 dakikalık tartışma ve sonunda 5 dakikalık aceleyle hazırlanmış aksiyon maddelerine dönüşür. Aksiyon maddeleri, bir şeyi değiştiren tek kısımdır.

Üçüncü boşluk: aksiyon maddeleri belirsiz talimatlar olarak yazılır. "Ön uç-arka uç iletişimini iyileştir" bir aksiyon maddesi değildir. "Sarah, gelecek Pazartesi başlayarak ön uç ve arka uç liderleri arasında haftalık 30 dakikalık bir senkron planlayacak" ise öyledir. Sorumlu ve başlangıç tarihi odada belirtilmeli — sonradan, ayrıntılar yumuşar.

Bu kalıpların birikimli maliyeti, haftalar sonra hiç yakalanmamış bağlam ve yeniden tartışılan kararlar olarak ortaya çıkar. Toplantı vergisi, bunun bir çeyrek boyunca niceliksel olarak nasıl göründüğünü ele alır.

Retro özetleri neden standup notlarından yazması daha zor

Standup özetleri kısadır. Sprint planlama özetleri yapılandırılmıştır. Retrospektif özetleri zordur çünkü içerik dağınıktır — yapışkan notlar, bölümler arasında atlayan tartışma, duygu ve verinin karışımı. Özeti kim yazarsa yazsın, aynı anda birden çok yöne giden bir toplantıdan tutarlı bir ipliği yeniden kurgulamak zorundadır.

Pavleur bunu tam da o dağınıklık nedeniyle iyi ele alır. Toplantı sırasında söylenen her şeyi ve ekranda ne varsa yakalar — paylaşılan pano, Bölüm 2'deki hız grafiği, birinin Bölüm 4'te atıfta bulunduğu olay bileti. Toplantı sonrası rapor yapılandırılmıştır ve aksiyon maddeleri, odada gerçekten kararlaştırılandan ayıklanmıştır (belirtildiği şekilde sorumluları ve tarihleriyle). Yeniden kurgulama gerekmez, görüşmeden sonra temizlik yapılmaz.

Yalnızca sese dayalı transkripsiyon araçları kelimeleri yakalar ama görsel bağlamı yakalamaz. Bir retroda görsel, çoğu zaman en önemli kısımdır — yapışkan not panosu, bir örüntüyü ortaya çıkaran grafik, bir tartışmayı çıpalayan bilet. O bağlam, yalnızca sese dayalı bir özette yoktur. Doğrudan bir araç karşılaştırması için: Pavleur ve alternatifleri.

Yaygın retro başarısızlık kalıpları

Aynı aksiyon maddesi üç ardışık retroda görünür. Bölüm 1 tartışmasızdır. Bir madde sürekli yapılmıyorsa, ya belirtilen bir gerekçeyle bırakın ya da üst mercie iletin — onu süresiz olarak taşımayın.

Tartışma, çözüme varmadan boşalmaya dönüşür. Moderatörün Bölüm 4'teki görevi "o süreç bozuk"u belirli, değiştirilebilir tek bir şeye çevirmektir. 30 saniyede belirli hale getirilemiyorsa, bekleme listesine gider.

Toplantıdan önce kimse asenkron madde eklemiyor. Panoyu 24 saat önceden gönderin. Boş tuval sorununu aşmak için 2-3 madde ile tohumlayın. Herkes yazılı bir şeyle geldiğinde toplantılar daha iyi ilerler.