Mẫu hồi cố sprint cho các nhóm kỹ thuật

Vì sao hầu hết các buổi hồi cố không tạo ra thay đổi

Các buổi hồi cố sprint có một vấn đề cấu trúc mà các mẫu không sửa được: các nhóm sinh ra ý tưởng cải tiến nhưng không rà soát chúng. Buổi hồi cố tạo ra năm đầu việc. Buổi hồi cố tiếp theo mở đầu với một trang giấy trắng. Những vấn đề cũ lại nổi lên.

Mẫu dưới đây đưa việc rà soát vào ngay phần mở đầu để nó không thể bị bỏ qua. Chỉ riêng thay đổi đó đã làm cho hồi cố hiệu quả hơn bất kỳ điều chỉnh định dạng nào.

Chương trình họp (sao chép và dán)

Thời lượng: 60 phút cho một sprint 2 tuần; 45 phút cho một sprint 1 tuần
Định dạng: Có người điều phối, với một bảng chung bất đồng bộ (Miro, FigJam, Notion — tùy bạn chọn)

Phần 1 — Rà soát đầu việc (10 phút)

Đọc lần lượt từng đầu việc của sprint trước
Đánh dấu mỗi mục: Xong / Đang làm / Bỏ (nêu lý do ngắn gọn cho những mục bỏ)
Chuyển tiếp mọi mục chưa hoàn thành; đừng đem chúng ra tranh cãi lại lúc này

Phần 2 — Ảnh chụp dữ liệu (5 phút)

Vận tốc sprint so với mục tiêu
Công việc ngoài kế hoạch vượt quá một ngày
Sự cố hoặc các đợt trực on-call
Thay đổi phạm vi giữa sprint
Đưa dữ liệu lên màn hình mà chưa thảo luận gì

Phần 3 — Điều gì đã diễn ra tốt (10 phút)

Nhóm thêm các mục bất đồng bộ trước cuộc họp hoặc trong 3 phút đầu
Thảo luận 2-3 mục hàng đầu; bỏ qua những mục đã rõ ràng đồng thuận
Đừng dành thời gian cho những thứ không thể hành động

Phần 4 — Điều cần cải thiện (15 phút)

Cùng định dạng: đóng góp bất đồng bộ, thảo luận các mục có tín hiệu cao nhất
Với mỗi mục: xảy ra một lần hay là một quy luật lặp lại? Chỉ những quy luật mới trở thành đầu việc
Nhiệm vụ của người điều phối là biến "việc này gây bực bội" thành một điều gì đó cụ thể và có thể thay đổi được

Phần 5 — Đầu việc (15 phút)

Mỗi mục phải có: mô tả, một người phụ trách (không phải "cả nhóm"), hạn chót
Hướng đến tối đa 2-3 mục; nhiều hơn thế sẽ làm loãng trách nhiệm
Chuyển tiếp mọi mục chưa hoàn thành từ Phần 1

Kết thúc (5 phút)

Đánh giá nhanh +/-/delta về chính buổi hồi cố
Xác nhận bản tóm tắt được gửi đi trước cuối ngày

Điều mà các định dạng hồi cố phổ biến bỏ sót

Bắt đầu/Dừng lại/Tiếp tục và Điều đã diễn ra tốt/Điều cần cải thiện/Đầu việc đều là những định dạng hợp lệ. Vấn đề không nằm ở định dạng — mà là các mẫu hiếm khi đưa bước rà soát vào ngay phần đầu. Bước đó là thứ duy nhất tạo ra tính liên tục về trách nhiệm từ buổi hồi cố này sang buổi tiếp theo. Thiếu nó, buổi hồi cố là một cỗ máy cảm xúc, không phải một cỗ máy thay đổi.

Các mẫu cũng không đề cập đến kỷ luật khống chế thời gian. "Điều cần cải thiện" gần như luôn kéo dài quá giờ vì nó cuốn hút về mặt cảm xúc hơn "điều đã diễn ra tốt". Không có khung thời gian cứng, một buổi hồi cố 60 phút trở thành 90 phút thảo luận và 5 phút vội vàng lo đầu việc ở cuối. Đầu việc lại là phần duy nhất thay đổi được điều gì đó.

Khoảng trống thứ ba: đầu việc được viết dưới dạng chỉ thị mơ hồ. "Cải thiện giao tiếp giữa frontend và backend" không phải là một đầu việc. "Sarah sẽ lên lịch một buổi đồng bộ 30 phút hằng tuần giữa trưởng nhóm frontend và backend, bắt đầu từ thứ Hai tới" thì mới là. Người phụ trách và ngày bắt đầu phải được nêu tên ngay trong phòng — về sau, những chi tiết cụ thể sẽ nhòe đi.

Cái giá tích lũy của những khuôn mẫu này hiện ra vài tuần sau dưới dạng ngữ cảnh chưa bao giờ được ghi lại và những quyết định bị đem ra tranh cãi lại. Thuế họp hành trình bày điều này trông ra sao về mặt định lượng qua một quý.

Vì sao bản tóm tắt hồi cố khó viết hơn ghi chú standup

Bản tóm tắt standup thì ngắn. Bản tóm tắt lập kế hoạch sprint thì có cấu trúc. Bản tóm tắt hồi cố thì khó vì nội dung lộn xộn — những mẩu ghi chú dán, thảo luận nhảy qua nhảy lại giữa các phần, một hỗn hợp của cảm xúc và dữ liệu. Người viết bản tóm tắt phải tái dựng một mạch mạch lạc từ một cuộc họp di chuyển theo nhiều hướng cùng lúc.

Pavleur xử lý điều này tốt chính vì sự lộn xộn đó. Nó ghi lại mọi điều được nói trong cuộc họp và bất cứ gì trên màn hình — bảng chung, biểu đồ vận tốc từ Phần 2, ticket sự cố mà ai đó tham chiếu trong Phần 4. Báo cáo sau cuộc họp có cấu trúc, với đầu việc được trích xuất từ những gì thực sự được quyết định ngay trong phòng (kèm người phụ trách và ngày tháng, đúng như đã nêu tên). Không cần tái dựng, không cần dọn dẹp sau cuộc gọi.

Các công cụ chép lời chỉ có âm thanh ghi lại lời nói nhưng không ghi lại ngữ cảnh hình ảnh. Trong một buổi hồi cố, hình ảnh thường là phần quan trọng nhất — bảng ghi chú dán, biểu đồ làm lộ ra một quy luật, ticket neo giữ một cuộc thảo luận. Ngữ cảnh đó không tồn tại trong một bản tóm tắt chỉ có âm thanh. Để so sánh trực tiếp giữa các công cụ: Pavleur so với các lựa chọn khác.

Các kiểu thất bại thường gặp của hồi cố

Cùng một đầu việc xuất hiện trong ba buổi hồi cố liên tiếp. Phần 1 là không thể thương lượng. Nếu một mục cứ mãi không được hoàn thành, hoặc bỏ nó kèm lý do được nêu ra hoặc leo thang nó — đừng chuyển tiếp nó vô thời hạn.

Thảo luận biến thành xả cảm xúc mà không có giải pháp. Nhiệm vụ của người điều phối trong Phần 4 là chuyển "quy trình đó hỏng rồi" thành một điều cụ thể, có thể thay đổi được. Nếu không thể làm cho nó cụ thể trong 30 giây, nó vào danh sách gác lại.

Không ai thêm mục bất đồng bộ trước cuộc họp. Gửi bảng trước 24 giờ. Gieo sẵn 2-3 mục để phá vỡ vấn đề trang giấy trắng. Các cuộc họp diễn ra tốt hơn khi mọi người đến với thứ gì đó đã được viết ra.