Агенда за начална среща на проект за инженерни екипи

Въпросът, който началните срещи пропускат

Начална среща на проект, която минава добре, оставя екипа подравнен за това какво да се изгради, кой какво прави и кога нещата са дължими. Това подравняване обикновено се задържа около три седмици. После обхватът се разраства, заинтересована страна променя мнението си за основно допускане, зависимост се забавя и екипът открива, че никога не се е споразумял кой взема решението, когато двама разумни хора не са съгласни.

Въпросът, който повечето начални агенди пропускат, е: как този екип ще взема решения, когато нещо се обърка? Не планът на проекта — рамката за вземане на решения. Кой отговаря за обхвата, когато функционалност трябва да бъде отрязана? Какво прави екипът, когато техническо ограничение обезсилва продуктово изискване? Коя заинтересована страна има последна дума, когато два отдела искат различни неща?

На тези въпроси е лесно да се отговори в началото, защото все още нищо не е заложено. Много по-трудно е да им се отговори на средата на проекта, когато всеки има позиция. Шаблонът по-долу запазва време за тях, преди трудната част да започне.

Агендата (копирайте и поставете)

Продължителност: 60–90 минути в зависимост от сложността на проекта
Формат: Модерирано; всички ключови заинтересовани страни и участници присъстват или са прегледали асинхронно преди началото

Секция 1 — Цел и обхват на проекта (20 мин)

Заявете целта в едно изречение: как изглежда успехът като резултат, измеримо, ако е възможно
В обхвата: какво ще достави проектът, назовано конкретно
Извън обхвата: какво този проект изрично няма да направи — избройте поне три неща
Критерии за успех: как екипът ще разбере, че проектът е готов?
EM или PM отговаря за тази секция; инженерите се противопоставят, ако заявеният обхват не съответства на осъществимостта

Секция 2 — Роли и отговорност (15 мин)

За всеки работен поток назовете един отговорник — не екип, а човек
Кой взема последното решение за: продуктов обхват, техническа архитектура, външни комуникации?
Кой е информиран срещу консултиран срещу вземащ решение за всеки основен тип решение?
Назовете ръководителя на проекта, който отговаря, ако нищо друго не е ясно

Секция 3 — Ограничения и рискове (15 мин)

Твърди ограничения: краен срок, бюджет, съответствие, зависимости от други екипи
Известни рискове: кои са първите три неща, които биха могли да провалят този проект?
За всеки риск: вероятност, въздействие и отговорник за смекчаване
Какво би причинило проектът да бъде отменен или значително стеснен? Назовете го сега

Секция 4 — Комуникационен план (10 мин)

Колко често екипът ще се синхронизира? В какъв формат?
Кой получава статусна актуализация и как? Не приемайте, че заинтересованите страни искат същия канал
Къде живее документацията на проекта?
Какъв е пътят за ескалация, ако нещо блокира проекта?

Секция 5 — Отворени въпроси (15 мин)

Избройте всеки въпрос, на който екипът не може да отговори днес
За всеки: назначете отговорник и дата, до която е нужен отговорът
Въпросите без дата и отговорник ще бъдат все още отворени на средата на пътя

Секция 6 — Следващи стъпки (10 мин)

Трите неща, които трябва да се случат в следващите пет работни дни, за да започне реалната работа
Всяка следваща стъпка има един-единствен отговорник
Потвърдете как обобщението от началната среща ще бъде разпространено и до кого

Какво грешат популярните шаблони за начални срещи

Повечето шаблони за начални срещи са изчерпателни относно плана на проекта и оскъдни относно това какво се случва, когато планът не устои. Те произвеждат чист документ за обхвата и RACI матрица, което е полезно. Те не произвеждат споделен отговор на „какво правим, когато доставчикът на базата данни утрои цените си насред проекта?“ или „какво се отрязва, ако достигнем твърдия краен срок при 80% готовност на функционалностите?“

Отсъствието на извън-обхват е другата постоянна пролука. Заявяването на това какво е в обхвата е просто. Заявяването на това какво е изрично извън — изброяването на три или четири конкретни неща, които проектът няма да направи — принуждава същия разговор за очакванията на заинтересованите страни, но от другата посока. Заинтересованите страни, които са щели да приемат, че мобилният клиент е включен, разбират в началото, а не през шеста седмица.

Третата пролука е секцията с отворени въпроси. Екипите не искат да извадят наяве това, което не знаят, в началото, защото се усеща като признаване на неготовност. Но неизвестните отговори се превръщат в блокиращи проблеми на средата на проекта, а блокиращите проблеми на средата на проекта са скъпи. Колкото по-рано знаете, че въпросът съществува, толкова по-рано някой може да поеме отговорност за отговора.

За това как тези пролуки се натрупват в режийни разходи в течение на многомесечен проект: Данъкът на срещите.

Защо си струва записките от началната среща да бъдат направени правилно

Документът от началната среща е най-често препращаният артефакт във всеки проект. Това е, което хората проверяват, когато обхватът бъде оспорен, когато нов член на екипа се присъедини, когато заинтересована страна попита „не решихме ли X в началото?“ Начална среща, която е добре документирана, е проект, който е по-лесен за управление.

Pavleur улавя пълната начална среща автоматично: обхвата така, както е заявен, ролите така, както са назначени, рисковете така, както са назовани, отворените въпроси с отговорници, следващите стъпки с отговорници и дати. Ако някой е споделил на екрана брифа на проекта, диаграма или документ с изисквания по средата на срещата, визуализацията е включена в отчета редом с обсъждането. Само аудио инструментите ви дават кой какво е казал; те не улавят архитектурната диаграма на екрана, когато техническият ръководител е описал зависимостта. Полученият отчет служи като документ — източник на истина за проекта от първия ден. За това как това се сравнява с традиционните инструменти за улавяне на срещи: Pavleur срещу алтернативите.

Бележка за присъствието

Всеки, от когото се очаква да вземе решение по този проект, трябва да присъства на началната среща или да прегледа пълен запис и писмено обобщение, преди работата да започне. Заинтересована страна, която пропуска началната среща и научава обхвата неформално две седмици по-късно, е спор за обхвата на средата на проекта, който чака да се случи. Задачата на началната среща е да изгради споделен контекст, а споделеният контекст съществува само ако съответните хора са в стаята.